Encontrándose la entidad en estado de liquidación, las directrices para el reconocimiento de los activos son las establecidas en el anexo 5 del DUR 2420 de 2015.

CONSULTA (TEXTUAL)

“Una entidad ingresa a partir del 01/01/20XX en estado de liquidación, y posteriormente entrega gran parte de su propiedad planta y equipo a un tercero bajo un contrato de comodato con el fin de restituir algún tiempo después.

1) Sabiendo que de estos activos (al menos en el corto plazo) no se espera obtener un valor estimado de efectivo u otra contraprestación. ¿Cuál debería ser su reconocimiento inicial en el balance inicial de liquidación?

2) Sabiendo que de estos activos (al menos en el corto plazo) no se espera obtener un valor estimado de efectivo u otra contraprestación. ¿Cuál debería ser su medición posterior en el estado de los activos netos en liquidación?

3) ¿Debería continuar la depreciación en consideración que los activos siguen en uso (ajeno) y aun no se tiene certeza de la disposición de venta? (Se pone a consideración que el agente liquidador reconocerá el uso que se dio mientras estuvieron entregados en comodato para determinar su valor de venta).

La entidad antes del inicio de liquidación cuenta con partidas de impuesto diferido.

1) ¿Que tratamiento se debe otorgar a dichas partidas cuando con certeza en la próxima presentación de renta su estado será de pérdidas y no habrá derecho a recuperar las partidas temporales? 2) Ante posibles nuevas partidas de impuesto diferido de antes de entrar a usar el marco número 5. ¿La entidad puede renunciar a ese reconocimiento sabiendo que en el futuro no será dable recuperarlo?

El acta de asamblea de accionistas con fecha 30 de diciembre anuncia iniciar el proceso de liquidación y el registro en cámara oficialmente es el 20 de enero.

1) A partir de qué momento la entidad debe usar el nuevo marco normativo y generar el balance inicial de liquidación?

Respecto al párrafo 63 del anexo 5, del decreto 2420 de 2015) “El estado de los activos netos en liquidación, en la fecha inicial de la liquidación no se presentará de forma comparativa con el estado de situación financiera anterior”.

1) ¿Cuando se habla de fecha inicial se refiere al primer periodo de liquidación (es decir ejemplo: del ¿01/01/2023 al 31/12/23? .

2) Si la entidad logra liquidarse el mismo año (periodo) cuál debería ser la comparación?

3) ¿Se podría comparar el estado de activos netos en liquidación con el balance inicial de liquidación?”

CONSIDERACIONES Y CONCEPTO

El Consejo Técnico de la Contaduría Pública (CTCP) en su carácter de Organismo Orientador técnico-científico de la profesión y Normalizador de las Normas de Contabilidad, de Información Financiera y de Aseguramiento de la Información, conforme a las normas legales vigentes, especialmente por lo dispuesto en la Ley 43 de 1990, la Ley 1314 de 2009, y en sus Decretos Reglamentarios, procede a dar respuesta a la consulta anterior de manera general, pues no se pretende resolver casos particulares, en los siguientes términos:

Preguntas:

1) Sabiendo que de estos activos (al menos en el corto plazo) no se espera obtener un valor estimado de efectivo u otra contraprestación. ¿Cuál debería ser su reconocimiento inicial en el balance inicial de liquidación?

2) Sabiendo que de estos activos (al menos en el corto plazo) no se espera obtener un valor estimado de efectivo u otra contraprestación. ¿Cuál debería ser su medición posterior en el estado de los activos netos en liquidación?

3) ¿Debería continuar la depreciación en consideración que los activos siguen en uso (ajeno) y aun no se tiene certeza de la disposición de venta? (Se pone a consideración que el agente liquidador reconocerá el uso que se dio mientras estuvieron entregados en comodato para determinar su valor de venta).

Por referirse inicialmente a un contrato de comodato, el Código Civil lo define en su artículo 2200 como:

“El comodato o préstamo de uso es un contrato en que una de las partes entrega a la otra gratuitamente una especie mueble o raíz, para que haga uso de ella, y con cargo de restituir la misma especie después de terminar el uso.

Este contrato no se perfecciona sino por la tradición de la cosa”.

Encontrándose la entidad en estado de liquidación, las directrices para el reconocimiento de los activos son las establecidas en el anexo 5 del DUR 2420 de 2015, sin perjuicio de que existan o no existan activos disponibles que sirvan como fuente de pago. Por ende, los activos involucrados en el contrato de comodato, deberán ser reconocidos por el comodante (entidad en liquidación) siempre y cuando no haya transferido los riesgos y beneficios principales derivados de la propiedad de estos activos, caso contrario deberá darlos de baja en sus libros, pues la norma señala:

Anexo 5 DUR 2420 de 2015 Numeral 32: “Una entidad que use la base contable del valor neto de liquidación reconocerá todos sus activos por su valor neto de liquidación, esto es el valor estimado de efectivo u otra contraprestación que la entidad espera obtener por la venta o disposición forzada de un activo al llevar a cabo su plan de liquidación, menos los costos estimados de terminación y los costos estimados necesarios para realizar la venta. Los activos de la entidad en liquidación están representados por todas las partidas que se espera vender, liquidar, o usar para cancelar los pasivos en el proceso de liquidación, siempre que se considere que tales elementos generarán un flujo de recursos para la entidad”.

Le sugerimos leer de manera complementaria algunos conceptos emitidos por el CTCP entorno a contratos en comodato, como se puede observar, entre otros, los No. 2019-0810, 2016-246, 2015-738, 2015-497, a los cuales podrá acceder en el link www.ctcp.gov.co, enlace conceptos.

Preguntas:

1) ¿Que tratamiento se debe otorgar a dichas partidas cuando con certeza en la próxima presentación de renta su estado será de pérdidas y no habrá derecho a recuperar las partidas temporales? 2) Ante posibles nuevas partidas de impuesto diferido de antes de entrar a usar el marco número 5. ¿La entidad puede renunciar a ese reconocimiento sabiendo que en el futuro no será dable recuperarlo?

La reversión o no para el reconocimiento de los impuestos diferidos corresponderá a la realidad de la entidad, en este caso, una entidad en estado de liquidación que no cumple con el supuesto de hipótesis de negocio en marcha, no reconocerá impuestos diferidos debido a que no serán recuperables en un futuro previsible.

El anexo 5 del DUR 2420 de 2015:

Numerales: “14 d. La hipótesis de negocio en marcha no es apropiada debido a que la entidad no tiene alternativas reales diferentes a las de terminar sus operaciones o liquidarse. Es en este escenario, cuando deberá aplicarse lo establecido en esta norma.

15. Deberá entenderse que en un contexto distinto del de negocio en marcha, y cuando la entidad aplique la base contable del valor neto de liquidación, los principios de reconocimiento, medición presentación y revelación, que son considerados al preparar los informes financieros de una entidad en liquidación, son diferentes de los que se aplicarían al elaborar un estado financiero de propósito general (consolidado o no consolidado), cuando una entidad prepara sus informes de acuerdo con alguno de los marcos técnicos normativos que han sido expedidos en desarrollo de la Ley 1314 de 2009, o con otra base de principios, en los que sea aplicable la hipótesis de negocio en marcha. Por consiguiente, en esta norma se detallan los principios de reconocimiento, medición, presentación y revelación que serían aplicables para una entidad en liquidación, o para una entidad en la que es inminente su liquidación, y para la cual la administración ha concluido que no cumple la hipótesis de negocio en marcha.”

Pregunta:

1) A partir de qué momento la entidad debe usar el nuevo marco normativo y generar el balance inicial de liquidación?

Mediante concepto 2021-01211 emitido por el CTCP, se concluyó: “De acuerdo con lo establecido en las normas de presentación de estados financieros, si la administración de la entidad ha concluido que la alternativa es la liquidación de la entidad, o bien no existe otra alternativa más realista que proceder de esta forma, la base contable aplicada al cierre de diciembre sería la base contable de liquidación, y no un marco que supone que la entidad continuará operando en un período futuro. (…)”

Preguntas:

1) ¿Cuando se habla de fecha inicial se refiere al primer periodo de liquidación (es decir ejemplo: del ¿01/01/2023 al 31/12/23?

2) Si la entidad logra liquidarse el mismo año (periodo) cuál debería ser la comparación?

3) ¿Se podría comparar el estado de activos netos en liquidación con el balance inicial de liquidación?

Los Estados financieros en fecha inicial son aquellos preparados bajo el “no cumplimiento de la hipótesis de negocio en marcha”, es decir, con la base contable del valor neto de liquidación2, tal como se establece en el anexo 5 del Decreto 2420 de 2015 o norma que lo modifique o adicione. Siendo entonces la fecha inicial correspondiente al periodo inicial en el cual se tiene la obligación de rendir cuentas como lo establece el art. 45 de la Ley 222 de 1995.

En caso que se logre liquidar en el mismo año, como se indica en la consulta, se deberá cumplir para ello con todos los requerimientos de revelaciones indicados en la norma, presentando entonces solo el periodo final ya que no habría comparabilidad en la medición inicial versus la medición final de esos activos y pasivos. Cosa distinta, es la comparabilidad que se realiza al inicio de la liquidación, en la que se compara el último estado de situación financiera de la entidad bajo el cumplimiento a la hipótesis de negocio en marcha versus el estado de activos netos en liquidación, en la fecha de inicio de la liquidación.

________________________

1 https://www.ctcp.gov.co/CMSPages/GetFile.aspx?guid=223e2228-eb49-4e3b-9a66-4e3b8b068b9e 2 Base contable del valor neto de liquidación: es aquella mediante la cual los activos y pasivos se miden por el valor estimado de dinero u otras contraprestaciones que una entidad espera recibir por sus activos o espera pagar por sus obligaciones en transacciones forzadas por la liquidación. La base contable del valor neto de liquidación también requiere la causación de los gastos e ingresos futuros a ser incurridos o realizados durante el curso de la liquidación de una entidad, tales como gastos laborales e ingresos por intereses, entre otros conceptos.

Por último, al momento de la presentación del estado de activos netos de liquidación pudiera considerarse incluir el balance inicial de liquidación como un anexo.

En los términos anteriores se absuelve la consulta, indicando que, para hacerlo, este organismo se ciñó a la información presentada por el consultante y los efectos de este concepto son los previstos por el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011, modificado por el artículo 1 de la Ley 1755 de 2015.

Se deben presentar los documentos pertinentes que prueben la existencia y representación legal de la compañía extranjera que participa en el contrato social.

OFICIO 220- 215802

11 DE SEPTIEMBRE DE 2023 ASUNTO APORTES AL CAPITAL DE UNA SOCIEDAD

Me refiero a su escrito radicado en esta superintendencia como se indica en la referencia mediante el cual eleva algunas inquietudes relacionadas con el aporte al capital de sociedades.

Esta Oficina, como le fue indicado en el Oficio 195-153560 del 2 de agosto del año en curso, se limitará a responder los interrogantes relacionados con las materias a su cargo mientras que las que corresponden en materia cambiaria al Banco de la República le serán absueltas por éste.

Previamente a responder sus inquietudes, debe señalarse que, en atención al derecho de petición en la modalidad de consulta, la Superintendencia de Sociedades con fundamento en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, sus respuestas a las consultas no son vinculantes, ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

Advertido lo anterior, se dará respuesta a sus interrogantes en el mismo orden en que fueron planteados:

1. “¿Para que una compañía extranjera sea accionista de una sociedad SAS constituida bajo las leyes colombianas debe acreditar su existencia y representación legal, conforme el artículo 251 del Código General del Proceso y el artículo 480 del Código de Comercio?”

En primer lugar, procede mencionar que los artículos 2511 del Código General del Proceso y 4802 del Código de Comercio regulan aspectos relacionados con la validez probatoria en el territorio nacional de documentos expedidos en el exterior.

____________________

1 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1564 de 2012, Artículo 251: “ARTÍCULO 251. Para que los documentos extendidos en idioma distinto del castellano puedan apreciarse como prueba se requiere que obren en el proceso con su correspondiente traducción efectuada por el Ministerio de Relaciones Exteriores, por un intérprete oficial o por traductor designado por el juez. En los dos primeros casos la traducción y su original podrán ser presentados directamente. En caso de presentarse controversia sobre el contenido de la traducción, el juez designará un traductor. Los documentos públicos otorgados en país extranjero por funcionario de este o con su intervención, se aportarán apostillados de conformidad con lo establecido en los tratados internacionales ratificados por Colombia. En el evento de que el país extranjero no sea parte de dicho instrumento internacional, los mencionados documentos deberán presentarse debidamente autenticados por el cónsul o agente diplomático de la República de Colombia en dicho país, y en su defecto por el de una nación amiga. La firma del cónsul o agente diplomático se abonará por el Ministerio de Relaciones Exteriores de Colombia, y si se trata de agentes consulares de un país amigo, se autenticará previamente por el funcionario competente del mismo y los de este por el cónsul colombiano. Los documentos que cumplan con los anteriores requisitos se entenderán otorgados conforme a la ley del respectivo país.” 2 COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA, Decreto Ley 410 de 1971, Artículo 480: “ARTÍCULO 480. Los documentos otorgados en el exterior se autenticarán por los funcionarios competentes para ello en el respectivo país, y la firma de tales funcionarios lo será a su vez por el cónsul Colombiano o, a falta de éste, por el de una nación amiga, sin perjuicio de lo establecido en convenios internacionales sobre el régimen de los poderes. Al autenticar los documentos a que se refiere este artículo los cónsules harán constar que existe la sociedad y ejerce su objeto conforme a las leyes del respectivo país.”

Así, para el caso particular en que una compañía extranjera participe en territorio nacional de la constitución de una sociedad por acciones simplificada, sí debe acreditar su existencia y representación con documentos que acojan los requisitos dispuestos en los aludidos artículos.

Lo anterior, por cuanto el documento de constitución de la sociedad por acciones simplificada debe ser autenticado3 previamente a su inscripción en el Registro Mercantil, trámite que requiere la presentación ante la autoridad notarial o ante el secretario de la cámara de comercio correspondiente, de los documentos pertinentes que prueben la existencia y representación legal de la compañía extranjera que participa en el contrato social. Dicho requisito se encuentra consagrado en el parágrafo 1º del artículo 5º de la Ley 1258 de 2008 que se refiere a tal particular, veamos:

“ARTÍCULO 5o. CONTENIDO DEL DOCUMENTO DE CONSTITUCIÓN. La sociedad por acciones simplificada se creará mediante contrato o acto unilateral que conste en documento privado, inscrito en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio del lugar en que la sociedad establezca su domicilio principal, en el cual se expresará cuando menos lo siguiente:

1o. (…) PARÁGRAFO 1o. El documento de constitución será objeto de autenticación de manera previa a la inscripción en el Registro Mercantil de la Cámara de Comercio, por quienes participen en su suscripción. Dicha autenticación podrá hacerse directamente o a través de apoderado. (…)”

Ahora, ya en vigencia de una sociedad por acciones simplificada, si de lo que se trata es de la participación de una sociedad extranjera en la suscripción de acciones o en la adquisición de acciones ofrecidas en venta por parte de algún accionista, en estos eventos la ley no contempla que deban mediar documentos sobre su existencia y representación legal que deban observar la aludida normatividad sobre eficacia probatoria de documentos creados en el exterior. Lo anterior, sin perjuicio de que la sociedad cuyas acciones serán objeto de suscripción, requiera la referida documentación u otra adicional que considere necesaria.

2. “En el evento que una compañía extranjera deba acreditar su existencia y representación legal para ser accionistas de sociedad SAS constituida bajo las leyes colombianas ¿Cómo y ante quién o quiénes debe acreditar su existencia y representación legal?”

___________________

3 COLOMBIA. SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-220802 (6 de noviembre de 2020). Asunto: Sobre El Documento De Constitución De La Sociedad Por Acciones Simplificada. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/MXSPEoIBwA8Rhfy3wJxZ

Como se expuso en la respuesta al punto anterior, solo en el evento de la constitución de una sociedad por acciones simplificada, dado el requisito legal de la autenticación del documento de creación de la compañía, se requiere, para su autenticación, presentar los documentos sobre existencia y representación legal de la compañía extranjera que participa como accionista. Lo anterior, sin perjuicio de que la sociedad cuyas acciones serán objeto de suscripción, requiera la referida documentación u otra adicional que considere necesaria.

3. “¿Debe la sociedad “BBB Limited” acreditar ante la sociedad “AAA S.A.S.” la forma como ingresaron a Colombia los aportes de capital provenientes del extranjero y en caso afirmativo de qué manera y a través de cuáles documentos?”

El régimen cambiario es el conjunto de normas que regula los movimientos de ingreso y salida del país de bienes monetarios. Hace parte de las regulaciones normativas que deben ser observadas, entre otros sujetos, por las sociedades comerciales que pueden participar en transacciones que impliquen los citados movimientos de ingreso y salida del país de bienes monetarios, como es el caso de las capitalizaciones que efectúen no residentes.

En razón de lo anterior, teniendo en cuenta que según lo establece el Numeral 2º del Artículo 23 de la Ley 222 de 1995 es deber de los administradores societarios velar porque al interior de su administrada se dé estricto cumplimiento de las disposiciones legales que la regentan, considera esta Oficina que para efectos de la pregunta, por requerimiento de los administradores societarios, el potencial accionista debería acreditar que los aportes que efectuará al capital de la compañía colombiana han sido canalizados a través de los medios legalmente establecidos para el efecto, es decir, a través de los intermediarios del mercado cambiario en los términos del Título 2º del Decreto 1068 de 2015.

4. “¿Puede la sociedad “AAA S.A.S.” exigir a la sociedad “BBB Limited” que ésta allegue los documentos necesarios para establecer el origen de los aportes de capital provenientes del extranjero?”

Cualquier compañía puede adelantar gestiones de debida diligencia del conocimiento de sus potenciales accionistas, no solo exigiéndole a éstos la información que resulte necesaria para determinar el origen de los recursos que se aportarán al capital de la sociedad en la que se pretende participar, sino también verificando el buen nombre empresarial del sujeto que resulte beneficiario final de la participación social pretendida. Dicha exigencia resulta general dadas las importantes implicaciones para los intereses

de una compañía que se preste, voluntaria o involuntariamente, para delinquir, siendo precisamente uno de los deberes de los administradores sociales, a la luz del referido Artículo 23 de la Ley 222 de 1995, que sus actuaciones se cumplan siempre en interés de la sociedad y sus propietarios.

5. Los aportes de capital que realiza una compañía extranjera en una sociedad colombiana tienen el carácter de inversión extranjera?”

Efectivamente, de conformidad con lo dispuesto en el numeral i) del literal a) del artículo 217.2.2.1.2 del Decreto 1068 de 2015, modificado por el Artículo 2 del Decreto 119 de 2017, la inversión efectuada por una compañía extranjera en el capital de una compañía colombiana se trata de una inversión extranjera, específicamente, de una inversión directa, veamos:

“Artículo 2.17.2.2.1.2. Definiciones sobre la inversión de capitales del exterior. Se define como inversión de capitales del en Colombia, aquella que se realice sobre los activos se indican a continuación, siempre que hayan adquiridos por un no residente a cualquier título, en virtud de un acto, contrato u operación lícita, a los términos y condiciones previstos en el presente Título y las demás normas rigen la materia.

Son inversiones capitales exterior, la inversión directa y la inversión de portafolio.

a) Se considera inversión directa la que se realice sobre cualquiera los siguientes activos: i) Las participaciones, en cualquier proporción, en el capital de una empresa residente en Colombia, en acciones, cuotas aportes representativos capital, o bonos obligatoriamente convertibles en acciones, siempre y cuando estos no se encuentren inscritos en el Registro Nacional Valores y Emisores – RNVE o en un Sistema Cotización de Valores del Extranjero, de acuerdo con el Capítulo 1 del Título 6 Libro 15 la Parte 2 Decreto 2555 de 2010; (…)”.

6. “¿Para que una compañía extranjera realice aportes de capital en una sociedad colombiana debe constituir sucursal, mandatario o apoderado?”

Tal como se expone en el Título 2º del Decreto 1068 de 2015, las inversiones de no residentes en acciones, cuotas, etc., deben canalizarse a través del mercado cambiario para lo cual debe constituirse un apoderado en los términos referidos en ese título.

De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal su consulta. Se reitera que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 del C.P.A.C.A. y que en la página web de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que la misma ha emitido sobre las materias de su competencia a través del Tesauro y la Circular Básica Jurídica.

Fuente:https://accounter.co/normatividad/para-que-una-compania-extranjera-sea-accionista-de-una-sociedad-sas-debe-acreditar-su-existencia-y-representacion-legal-art-251-cco-oficio-220-215802-supersociedades-de-2023.html

Fuente:https://colmenares.com.co/dian-guia-para-la-preparacion-y-presentacion-de-informacion-financiera-en-las-reformas-estatutarias-fusion-escision-y-disminucion-de-capital/

¿Los insumos o ingredientes utilizados para elaborar las bebidas o los productos comestibles ultraprocesados industrialmente están gravados con los impuestos saludables?

CONCEPTO DIAN 936 DEL 30 DE AGOSTO DE 2023

DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES

Bogotá, D.C.

Ref.: 2° adición al Concepto General sobre los impuestos saludables

Tema: Impuestos saludables

Descriptores: Hecho generador

Fuentes formales: Artículos 513-1 y 513-6 del Estatuto Tributario

De conformidad con los artículos 56 del Decreto 1742 de 2020 y 7-1 de la Resolución DIAN No. 91 de 2021, este Despacho está facultado para absolver las consultas escritas generales que se formulen sobre la interpretación y aplicación de las normas tributarias, aduaneras y de fiscalización cambiaria, en el marco de las competencias de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN. Por consiguiente, no corresponde a este Despacho, en ejercicio de las funciones descritas anteriormente, prestar asesoría específica para atender casos particulares, ni juzgar o calificar las decisiones tomadas por otras dependencias o entidades.

Mediante el presente pronunciamiento, esta Subdirección absolverá un interrogante que se ha formulado en torno a la interpretación y aplicación de los impuestos saludables, a saber, el impuesto a las bebidas ultraprocesadas azucaradas (IBUA en adelante) y el impuesto a los productos comestibles ultraprocesados industrialmente y/o con alto contenido de azúcares añadidos, sodio o grasas saturadas (ICUI en adelante), no sin antes anotar que los mismos regirán a partir del 1° de noviembre de 2023 (cfr. artículo 96 de la Ley 2277 de 2022), con la adición al Concepto General de la referencia (Concepto 003744 – interno 383 del 28 de marzo de 2023).

2.1. ¿Los insumos o ingredientes utilizados para elaborar las bebidas ultraprocesadas azucaradas (incluyendo los concentrados, polvos y jarabes) o los productos comestibles ultraprocesados industrialmente y/o con alto contenido de azúcares añadidos, sodio o grasas saturadas están gravados con los impuestos saludables?

Teniendo en cuenta lo señalado en el punto #2 de este pronunciamiento, los insumos o ingredientes -objeto de consulta- no están gravados con los impuestos saludables, salvo «dichos insumos o ingredientes, individualmente considerados, correspondan a bebidas ultraprocesadas azucaradas (incluyendo los concentrados, polvos y jarabes) o a productos comestibles ultraprocesados industrialmente y/o con alto contenido de azúcares añadidos, sodio o grasas saturadas en los términos definidos por la Ley» (énfasis propio).

En los anteriores términos se resuelve su solicitud y finalmente le manifestamos que la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales-DIAN-, con el fin de facilitar a los contribuyentes, usuarios y público en general el acceso directo a sus pronunciamientos doctrinarios, ha publicado en su página de internet www.dian.gov.co, la base de conceptos en materia tributaria, aduanera y cambiaria expedidos desde el año 2001, la cual se puede ingresar por el icono de “Normatividad” – “Doctrina”, dando click en el link “Doctrina Dirección de Gestión Jurídica”.

Fuente:https://accounter.co/normatividad/concepto-general-2-adicion-sobre-los-impuestos-saludables-concepto-936-de-2023.html

Conforme a lo previsto por el Art. 18 del anexo 6 del DUR 2420 de 2015, es obligación de los entes económicos el denunciar la pérdida, extravío, destrucción o hurto de sus libros.

Me refiero a su comunicación radicada en esta entidad con el número de la referencia por medio de la cual plantea las siguientes inquietudes:

“(…) PRIMERA: Solicito a esa Superintendencia su concepto respecto a la aplicabilidad del Artículo 30 del Decreto 19 de 2012 dentro del trámite de pérdida y reconstrucción de libros, establecido en el Artículo 18 del Anexo 6 del Decreto 2270 de 2019.

SEGUNDA: Solicito a esa Superintendencia comunicar a las autoridades su postura y/o concepto frente a la aplicación del Artículo 30 del Decreto 19 de 2012 dentro del trámite de pérdida y reconstrucción de libros establecido en el Artículo 18 del Anexo 6 del Decreto 2270 de 2019. (…)”.

Previamente a atender sus inquietudes, debe señalarse que esta Superintendencia, con fundamento en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo, emite conceptos de carácter general sobre las materias a su cargo, por lo cual sus respuestas a las consultas no son vinculantes ni comprometen la responsabilidad de la entidad.

Con el alcance indicado, este Despacho procede a responder su consulta en los siguientes términos:

Para responder la primera inquietud relacionada en el escrito de consulta, basta con remitirse al Oficio 220-1282601 del 29 de junio de 2023 proferido por esta Oficina, que aborda por completo el tema consultado:

“(…) Conforme a lo previsto por el artículo 18 del anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, es obligación de los entes económicos el denunciar la pérdida, extravío, destrucción o hurto de sus libros y papeles de comercio ante las Autoridades competentes.

_______________________________

1 COLOMBIA, SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES. Oficio 220-128260 (29 de junio del 2023). Asunto: Es obligación de los entes económicos denunciar la pérdida, extravío, destrucción y/o hurto de sus libros y papeles de comercio ante las autoridades competentes conforme a lo previsto en el artículo 18 del anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015. Disponible en: https://tesauro.supersociedades.gov.co/jsonviewer/XkCvLIkBVXsUG3mm9vaU

Ahora bien, el Consejo Técnico de la Contaduría Pública C.T.C.P., mediante Concepto 2021-0532 del 03 de septiembre de 2021, señaló lo siguiente: “(…) Mediante el concepto 2020-07341 el CTCP, con relación a la reconstrucción de la contabilidad, concluyó: “(…)

La obligación de llevar la contabilidad en todo negocio es del comerciante tal como lo establece el artículo 19 del Código de Comercio; si se trata de una persona jurídica también le asiste la responsabilidad como lo señala el artículo 45 de la Ley 190 de 1995, correspondiéndole a los administradores el cumplimiento de los deberes ordenados por el artículo 23 de la Ley 222 de 1995 y por tanto al Contador en su condición de asesor o consultor contable, contador del ente económico o jefe de contabilidad, le corresponde prestar sus servicios profesionales en los términos que se hayan acordado en el contrato respectivo. (…)

El Decreto 2270 de 2019 incorpora en su anexo No. 6-2019 a partir del artículo 17 en relación con la conservación, destrucción y reconstrucción de la contabilidad por pérdida de ésta, las pautas generales a partir que deben seguirse, al cual recomendamos acudir para su aplicación o recomendación en cuanto al representante legal de la empresa, (…)”.

De acuerdo a lo expuesto en el concepto, la responsabilidad de llevar la contabilidad en una persona jurídica es de los administradores; el contador es un preparador de la información. Ahora en el Anexo 6 del DUR 2420 de 2015, se enuncia el manejo por la pérdida y reconstrucción de los libros.

Respecto de la reconstrucción de la contabilidad, complementamos lo siguiente:

Adicionalmente el Consejo Técnico de la Contaduría Pública C.T.C.P., mediante Concepto 2022-0389 del 21 de julio de 2022, también precisó sobre el tema lo siguiente:

“(…) CONSULTA (TEXTUAL)

“Buenas tardes el presente correo es para solicitar información sobre el caso de una entidad, a la cual se le extravió toda la información contable desde el año 2019, esto por causa de muerte del contador público quien llevaba la contabilidad. Solicitamos orientación ante esta situación que se debe realizar o ante qué entidad se debe interponer la denuncia”

(…) Los pasos a seguir para el evento consultado que se le recomiendan son:

• Informar del fallecimiento del contador, directamente a la UAE-Junta Central de Contadores como autoridad disciplinaria de la profesión contable y la encargada del registro, inspección y vigilancia de los contadores y entidades prestadoras de servicios contables, con el fin que cancele de oficio la inscripción al registro profesional correspondiente.
• Denunciar la pérdida, extravío o destrucción de los libros y papeles de contabilidad ante la Policía Nacional o ante la fiscalía general de la Nación. (Subraya y Negrilla fuera de texto) 444
• Reconstrucción inmediata de los libros (debió hacerse dentro de los seis meses siguientes a su pérdida), tal como de manera expresa lo menciona el anexo 6 del DUR 2420 de 2015 – Normas sobre Sistema Documental:

“Artículo 18. Pérdida y reconstrucción de los libros. El ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío o destrucción de sus libros y papeles. Tal circunstancia debe acreditarse en caso de exhibición de los libros, junto con la constancia de que los mismos se hallaban registrados, si fuere el caso. Los registros en los libros deben reconstruirse dentro de los seis (6) meses siguientes a su pérdida, extravío o destrucción, tomando como base los comprobantes de contabilidad, las declaraciones tributarias, los estados financieros certificados, informes de terceros y los demás documentos que se consideren pertinentes. Cuando no se obtengan los documentos necesarios para reconstruir la contabilidad, el ente económico debe hacer un inventario general a la fecha de ocurrencia de los hechos para elaborar los respectivos estados financieros. Se pueden reemplazar los papeles extraviados, perdidos o destruidos, a través de copia de los mismos que reposen en poder de terceros. En ella se debe dejar nota de tal circunstancia, indicando el motivo de la reposición”.

Es decir que conforme a lo previsto en el artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015, el ente económico debe denunciar ante las Autoridades competentes la pérdida, extravío, destrucción o hurto de sus libros y papeles de comercio.

Ahora bien, el Decreto 19 de 2012, en su artículo 30 prescribe lo siguiente en cuanto a la pérdida de documentos:

“ARTÍCULO 30. Denuncia por pérdida de documentos. Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación de denuncia por pérdida de documentos con el fin de tramitar la expedición del duplicado o remplazo correspondiente, para lo cual bastará la afirmación del peticionario sobre tal circunstancia, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad del juramento. Lo previsto en el presente artículo no aplicará a los documentos de identificación de los miembros de la fuerza pública y de los cuerpos de seguridad del Estado.

La Policía Nacional de Colombia, en su página de internet anuncia a la comunidad en general el por qué no es necesario realizar el reporte de pérdida de documentos ante dicha Entidad, ante lo cual se citan algunos de los apartes que aparecen publicados en su página en torno de dicha advertencia, así:

“(…)

En caso de pérdida, deterioro, daño o cualquiera otra circunstancia que se pueda presentar con sus documentos al no requerirse “la constancia de perdida de documentos”, se debe adelantar los trámites necesarios ante las entidades correspondientes para su reposición o duplicado, como por ejemplo, en caso de pérdida daño o deterioro de su cedula de ciudadanía o de su tarjeta de identidad, debe realizarlo ante la Registradora Nacional del Estado Civil, en caso de su pasaporte, ante las oficinas dispuestas por la cancillería, en casi de su libreta militar ante su Distrito Militar de su municipio, en caso de licencias de conducción ante el Organismo de transito de su ciudad, en caso de tarjetas de crédito ante el respectivo banco y así sucesivamente.”.

Con base en lo expuesto, es posible identificar, entre otras, las siguientes conclusiones:

• Es obligación de los entes económicos el denunciar la pérdida, extravío, destrucción o hurto de sus libros y papeles de comercio ante las Autoridades competentes conforme a lo previsto en el artículo 18 del Anexo 6 del Decreto Único Reglamentario 2420 de 2015, esto en concordancia con lo precisado y definido por el Consejo Técnico de la Contaduría Pública C.T.C.P.
• La previsión contenida en el artículo 30 del Decreto 19 de 2012, es de carácter general y no tiene la virtualidad de modificar el procedimiento de denuncia por perdida, extravío, destrucción o hurto de los libros y papeles de comercio ante las autoridades competentes (cualquiera que sea de acuerdo con sus funciones), en concordancia con lo establecido y exigido por el régimen especial previsto en el artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015, en razón de que es norma especial y posterior.
• Las autoridades competentes recepcionarán las denuncias por perdida, extravío, destrucción o hurto de los libros y papeles de comercio de los entes económicos, conforme al ámbito de aplicación del régimen previsto en el artículo 18 del Anexo 6 del DUR 2420 de 2015 (norma especial y posterior). Sin perjuicio de lo anterior, es preciso recordar el principio de derecho relativo a que “nadie está obligado a lo imposible”, por lo cual si no es posible realizar las denuncias respectivas, dicha situación deberá probarse suficientemente, para cumplir con las disposiciones respectivas. (…)”

Ahora bien, en lo que tiene que ver con el segundo punto, es preciso informar la improcedencia de la solicitud, toda vez que la postura principal mencionada en este oficio, así como los documentos señalados en el mismo, se encuentran publicados en la página WEB de esta entidad cumpliendo así con los postulados de la Ley 1712 de 2014.

De conformidad con lo expuesto, se respondió de manera cabal las inquietudes planteadas, reiterando que los efectos del presente pronunciamiento son los descritos en el artículo 28 de la Ley 1437 de 2011. Adicionalmente, se informa al peticionario que en la página web de esta entidad puede consultar directamente la normatividad, así como los conceptos que esta entidad ha emitido sobre las materias de su competencia, los cuales también podrá consultar en la herramienta tecnológica Tesauro.

Fuente:https://accounter.co/normatividad/asunto-perdida-y-reconstruccion-de-libros-de-actas-oficio-220-184900-supersociedades-de-2023.html?mc_cid=eacc7c473f&mc_eid=de91200d8e